De voordelen van debiteurenbeheer software
Debiteurenbeheer software kan ervoor zorgen dat jij jouw debiteurenbeheer meer gestructureerd en efficiënter inricht. Door een betere inrichting van je debiteurenbeheer door software kun je ook een betere liquiditeit hebben en wordt de kans op dubieuze debiteuren en liquiditeitsproblemen automatisch kleiner. Maar wat waarom zou je debiteurenbeheer software aanschaffen en wat zijn de voordelen eigenlijk ervan?
Kijk naar de processen
Het kan veel tijd en energie kosten maar het is belangrijk om eerst kritisch te kijken naar de interne processen van jouw onderneming. Waarschijnlijk kom je erachter dat het proces meer complex is dan je in eerste instantie dacht. Vanaf het moment dat jouw klant een overeenkomst met je aangaat tot aan het moment dat de factuur is betaald, valt onder het kopje debiteurenbeheer. De administratie die daaruit volgt noemen we de debiteurenadministratie. Alle stappen en processen van het innen van de factuur kunnen in een debiteurenbeheer software grotendeels geautomatiseerd worden, waardoor het proces minder manuren vergt en er zo op langer termijn een kostenbesparing kan zijn.
Voordelen debiteurenbeheer software
Het grootste voordeel van debiteurenbeheer software aanschaffen is dat het efficiënter, effectiever en gestructureerder kan worden uitgevoerd. De kwaliteit van jouw dienstverlening kan verbeterd worden omdat jouw debiteurenbeheer ook een onderdeel van jouw dienstverlening is. Je kunt de voordelen in vier verschillende categorieën verdelen:
- Operationele voordelen;
- Financiële voordelen;
- Organisatorische voordelen; en
- Commerciële voordelen.
Er kan gezegd worden beginnend bij de operationele voordelen dat het versturen van e-mails geautomatiseerd kan worden waardoor dit operationeel een enorm voordeel oplevert dan dat een medewerker van de debiteurenadministratie dit handmatig moet doen. Minder fouten, productiviteit en verschuiving van prioriteiten zijn veelal een verbetering.
Als je kijkt naar het financiële voordeel hebben we het over een verbetering van de DSO, de klantrelatie en de cashflow. Doordat de DSO mogelijk daalt kan de cashflow stijgen en is er minder kans op financiële problemen of juist meer ruimte om te investeren. Ook de klantrelatie kan verbeteren doordat er niet onnodig wordt herinnerd. De organisatorische voordelen zie je terug in het automatiseren van de procedures en richtlijnen binnen je onderneming.
Alles gestroomlijnd laten verlopen
Door routine in het debiteurenbeheer is het voor de medewerkers voorspelbaarder en kunnen zij productiever zijn door de structuur in hun dag. Daarnaast wordt het aansturen van de medewerkers debiteurenbeheer makkelijker en kun je je richten op het verfijnen en optimaliseren van het proces in plaats van dat men zich bezig moet houden met de basishandelingen, elke dag opnieuw.
Als laatste het commerciële voordeel werkt door in de interne en vervolgens externe communicatie. Doordat informatie sneller intern tussen verschillende afdelingen kan worden gedeeld, kan er ook sneller geanticipeerd worden op vragen of op een mogelijke upsell. Hierdoor zijn er dus ook weer meer opties om meer winst te maken.
Debiteurenbeheer software is al met al en toevoeging aan jouw onderneming en kan naast het veel genoemde voordeel van gemak ook bijdrage in de diepere lagen van de onderneming zoals de productiviteit van de medewerkers maar ook de upsell bij klanten.